"Food Innopolis"หรือ"เมืองนวัตกรรมอาหาร" หน่วยงานภาครัฐที่พร้อมเป็นเพื่อนคู่คิดในการยกระดับธุรกิจอาหารให้กับผู้ประกอบการทุกระดับ
ตั้งแต่การให้คำแนะนำเบื้องต้น ไปจนถึงการให้คำปรึกษาเชิงลึกเกี่ยวกับการใช้เทคโนโลยีและนวัตกรรมใหม่ ๆ ร่วมกับผู้เชี่ยวชาญของเครือข่ายเมืองนวัตกรรมอาหาร เพื่อเสริมศักยภาพในการแข่งขัน และผลักดันธุรกิจให้ก้าวไกลทั้งในตลาดภูมิภาค และตลาดโลกได้อย่างภาคภูมิ ในบทความนี้…ขอเชิญชวนทุกท่านร่วมทำความรู้จักเมืองนวัตกรรมอาหารให้มากขึ้น ทั้งในด้านแนวคิด วิสัยทัศน์ และแนวปฏิบัติซึ่งล้วนมีส่วนสำคัญในการผลักดันองค์กรไปสู่ความสำเร็จ รวมไปถึงมุมมองในการนำแพลตฟอร์มเทคโนโลยีอย่าง “Kintone” (คินโทน) เข้ามาส่งเสริมศักยภาพการทำงาน และยกระดับการบริการในรูปแบบ One-stop Service ให้ทันสมัยและมีประสิทธิภาพยิ่งขึ้น

แน่นอนว่าในการทำงาน ย่อมหลีกเลี่ยงไม่ได้ที่จะต้องเผชิญกับปัญหาและความท้าทายเป็นเรื่องปกติ ซึ่งในส่วนถัดไปนี้ จะพาไปสำรวจปัญหาหลักที่เคยเป็นอุปสรรคระหว่างการดำเนินงานของ Food Innopolis ก่อนที่จะนำ Kintone เข้ามาใช้เพื่อช่วยคลี่คลายปัญหา และเพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน

1. ปัญหาเกี่ยวกับการจัดเก็บข้อมูล: มีผู้ประกอบการและบุคคลทั่วไปที่ต้องการขอรับบริการของ Food Innopolis และติดต่อเข้ามาเป็นจำนวนมาก ทั้งการขอข้อมูล และ ขอรับคำปรึกษา รวมไปถึงความต้องการผู้เชี่ยวชาญมาช่วยพัฒนาผลิตภัณฑ์ รวมถึงการหาเครื่องมือหรือเทคโนโลยีที่เหมาะสมกับการพัฒนาผลิตภัณฑ์ของตน นอกจากนี้ความต้องการของผู้ประกอบการแต่ละรายมักไม่ได้จำกัดอยู่เพียงเรื่องเดียว และต้องการการสนับสนุนในหลายด้าน จึงทำให้มีข้อมูลการให้บริการเป็นจำนวนมาก และมีความต้องการการจัดเก็บข้อมูลให้ครบถ้วนและเป็นระบบ กลายเป็นปัญหาและความท้าทายที่สำคัญในกระบวนการทำงาน
2. ปัญหาเกี่ยวกับการทำให้ข้อมูลเชื่อมโยงและเข้าสู่ศูนย์กลาง: นอกจากปัญหาในการจัดเก็บข้อมูล ความท้าทายที่ตามมาคือการทำให้ข้อมูลนั้นเชื่อมโยงกัน และอยู่ในศูนย์กลางที่ทุกคนในทีมสามารถเข้าถึงและใช้งานร่วมกันได้ด้วย เนื่องจาก Food Innopolis มีการจัดกิจกรรมต่างๆมากมายทั้งกิจกรรมภายในและภายนอกหน่วยงาน อีกทั้งในช่วงแรกของการทำงานของเจ้าหน้าที่แต่ละท่านเมื่อได้รับข้อมูลมาก็มักจะเก็บไว้ในคอมพิวเตอร์ส่วนตัว ประกอบกับรูปแบบการทำงานของฝ่ายพัฒนาธุรกิจต้องมีการประชุมหารือ พบปะกับผู้ประกอบการ และการลงพื้นที่หน้างานค่อนข้างมาก พนักงานส่วนใหญ่ทำงานอยู่นอกสำนักงานเป็นหลัก ทำให้ข้อมูลผู้ประกอบการในความรับผิดชอบของเจ้าหน้าที่แต่ละท่านถูกจัดเก็บอยู่กระจัดกระจาย ไม่ได้บันทึกเข้าระบบส่วนกลางได้โดยทันที และข้อมูลไม่เป็นปัจจุบัน ดังนั้นเพื่อแก้ปัญหานี้ จึงมีความต้องการระบบการจัดเก็บข้อมูลการทำงานส่วนกลางที่เชื่อมโยงกัน มีรูปแบบที่เหมาะกับการทำงานในรูปแบบต่างๆ สามารถใช้งานได้ง่าย และเข้าถึงด้วยอุปกรณ์อิเลคทรอนิกส์ของเจ้าหน้าที่แต่ละท่านได้ทันที

ความท้าทายและความต้องการตัวช่วยในการทำงานเหล่านี้…จึงทำให้ทีมงานฝ่ายพัฒนาธุรกิจได้เริ่มต้นค้นหาและทดลองใช้แพลตฟอร์มเทคโนโลยีหลากหลายรูปแบบเพื่อแก้ปัญหา แต่ก็ยังไม่มีระบบใดที่ตอบโจทย์ได้ครบถ้วน จนกระทั่งได้มาเจอกับ Kintone

Food Innopolis มีพันธกิจหลักในการส่งเสริมและให้คำปรึกษาด้านการวิจัย พัฒนาและนวัตกรรมแก่ผู้ประกอบการในอุตสาหกรรมอาหาร เพื่อยกระดับธุรกิจให้สามารถเติบโตได้อย่างยั่งยืน แต่องค์กรไม่ได้มุ่งปฏิบัติงานตามหน้าที่ที่ได้รับมอบหมายมาเท่านั้น แต่ยังมุ่งหวังและตั้งใจที่จะเป็นองค์กรภาครัฐที่สมัยใหม่ มีความคล่องตัว พร้อมตอบสนองต่อการเปลี่ยนแปลงอย่างทันท่วงที เพื่อสร้างความเชื่อมั่น และความสะดวกสบายให้กับผู้ประกอบการในการเข้าถึงและติดต่อประสานงานกับหน่วยงาน และที่ผ่านมา Food Innopolis ก็สามารถรักษาภาพลักษณ์นี้ได้เป็นอย่างดีมาโดยตลอด และเชื่อว่าการนำระบบ Kintone มาใช้จะช่วยเสริมความสามารถในการบริหารจัดการงานและรักษาภาพลักษณ์เชิงบวกนี้ได้ดียิ่งขึ้นไปในอนาคต

โดยที่คุณสุธีรากล่าวถึงจุดยืนขององค์กรไว้ ดังนี้:

“สิ่งแรกในการวางโครงสร้างองค์กรและรูปแบบการทำงานของเราคือ เราอยากเป็นองค์กรภาครัฐที่ทำงานรวดเร็วและคล่องตัวไม่แพ้องค์กรภาคเอกชน ถ้ามีลูกค้าติดต่อเราเข้ามา เราจะติดต่อกลับภายใน 1 วันทำการ อันนี้คือสิ่งที่เราทำมาตลอดเกือบจะ 10 ปีแล้ว เราให้ความสำคัญกับความรวดเร็วในการให้บริการ นั่นจึงเป็นเหตุผลที่เรามองหาเครื่องมือต่าง ๆ เพื่อทำให้การทำงานของเรามีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น เพราะว่าเราต้องทำงานแข่งกับเวลาอยู่ตลอด มีหลายครั้งที่คนเข้าใจว่า Food Innopolis เป็นหน่วยงานเอกชน อันนี้ก็เป็นภาพลักษณ์ที่เราอยากจะรักษาเอาไว้ในการทำงานร่วมกับผู้ประกอบการ”

ก่อนจะจบบทความนี้ คุณสุธีราและคุณมนัสวี เรืองเดช (เจ้าหน้าที่พัฒนาธุรกิจ ซึ่งเป็นผู้ใช้งาน Kintone จริง) ได้ให้เกียรติฝากข้อคิดสำคัญเกี่ยวกับประโยชน์ของ Kintone พร้อมส่งต่อข้อความถึงผู้ที่ยังไม่เคยได้ลองใช้ Kintone ให้เปิดใจสัมผัสประสบการณ์ใหม่ที่ซอฟต์แวร์ตัวนี้สามารถมอบให้กับคุณ

คุณมนัสวี เรืองเดช ได้กล่าวถึงประสบการณ์การใช้งานว่า หากให้เทียบ Kintone กับระบบอื่น ๆ ที่เคยใช้มา รู้สึกว่าระบบ Kintone ใช้งานได้ง่าย เข้าใจง่าย สามารถบันทึกข้อมูลได้อย่างรวดเร็ว ทำผ่านมือถือก็ได้ โดยไม่จำเป็นต้องเปิดคอมพิวเตอร์ทุก ๆ ครั้ง

“เมื่อได้ใช้ไปสักระยะหนึ่ง ทุกคนก็จะคุ้นเคยกับระบบ และทำให้เราสามารถทำงานและใช้งานได้อย่างรวดเร็วขึ้น”

คุณสุธีราได้ฝากแนวคิดที่ชวนให้ลองเปิดใจใช้ Kintone ทิ้งท้ายเอาไว้ ในส่วนของการนำข้อมูลที่มีมาใช้ประโยชน์สูงสุดเพื่อเพิ่มมูลค่าให้กับธุรกิจ

“อยากให้ลองมาทดลองใช้ Kintone ดูก่อน จากประสบการณ์แล้ว ยิ่งองค์กรเราเล็กเท่าไหร่ เรายิ่งต้องการเครื่องมือมาช่วยให้การทำงานสะดวกและง่ายขึ้น รวมถึงช่วยให้การทำงานมีประสิทธิภาพสูงสุด

คนส่วนใหญ่อาจจะกังวลว่า การนำระบบเข้ามาใช้จัดการฐานข้อมูลมีค่าใช้จ่ายสูง และต้องคำนึงถึงจำนวนบุคลากรที่มากเพียงพอที่จะใช้งานฐานข้อมูลให้เกิดความคุ้มค่า นอกจากนี้จะต้องมีเจ้าหน้าที่ IT หรือโปรแกรมเมอร์อยู่ในทีม เพื่อช่วยในการเขียนโค้ด หรือปรับเปลี่ยนฐานข้อมูลให้ใช้งานได้จริง ซึ่งอาจไม่เหมาะกับองค์กรขนาดเล็ก แต่ว่าอยากให้มองในอีกมุมหนึ่งว่า…แล้วถ้าเราสามารถนำข้อมูลทั้งหมดของเรามาใช้ให้เป็นประโยชน์ล่ะ? มันจะสามารถช่วยสร้างหรือเพิ่มมูลค่าให้กับธุรกิจเราหรือประสิทธิภาพการทำงานของเราได้ดีมากแค่ไหน”

การเลือกใช้ Kintone จึงเป็นคำตอบที่น่าสนใจ เพราะไม่จำเป็นต้องเขียนโค้ดหรือมีความรู้เรื่องไอทีเชิงลึก เนื่องจากเป็นระบบ 'ลากและวาง' (Drag-and-drop) ที่สามารถสร้างแอปพลิเคชันสำหรับจัดการฐานข้อมูลได้อย่างง่ายดาย เป็นระบบ One-stop Service เช่นเดียวกับการบริการของ Food Innopolis ที่ ครบ จบ ในที่เดียว ไม่จำเป็นต้องใช้ทรัพยากรจำนวนมากก็สามารถสร้างและจัดการบริหารข้อมูลได้อย่างมืออาชีพ

เรียกได้ว่า Kintone ไม่เพียงตอบโจทย์ธุรกิจในด้านจัดการข้อมูล แต่ยังช่วยแก้ไขปัญหาที่เกิดขึ้นในกระบวนการทำงานไปพร้อมกับสร้างมูลค่า และยกระดับประสิทธิภาพองค์กรได้อย่างรอบด้าน